¿Es necesario gestionar el cambio en la implantación de la historia clínica electrónica?

gestion del cambioPor Fernando Carcel
ehCOS Production Manager ehCOS Global Knowledge Center
@FernandoCarcel

Antes de empezar, quiero dejar claro que nadie lea este artículo esperando respuestas mágicas: Por mi propia experiencia en la gestión del cambio, tengo cada vez más preguntas que respuestas… pero voy acumulando evidencias de las cosas que funcionan en la práctica (y las que no).

Me siento afortunado,  por haber tenido la oportunidad de participar en proyectos de implantación de la Historia Clínica Electrónica (Expediente Clínico o  Sistema de Gestión Hospitalaria) de diferentes tipologías, desde el desarrollo e implementación de una solución “a medida” para una red pública de hospitales;  la implantación de un producto como ehCOS para organizaciones públicas y privadas;  y también en la auditoría de la implantación de un producto “world class” en un hospital privado que es referente en su país.

En el proceso de implantación de  muchos de estos proyectos,  he escuchado cosas como las siguientes:

– CEO Dirección del Hospital

“El personal clínico no se deben preocupar de nada,  porque la empresa que implanta va a hacer todos los cambios necesarios para que el sistema se ajuste perfectamente a las necesidades del hospital”. Desgraciadamente, en este proyecto el cliente adquirió un producto, pero la dirección no era consciente de lo que ello implicaba o bien no se quería enfrentar a la organización.

Por falta de liderazgo, se envían mensajes erróneos a los usuarios finales que dañan la credibilidad del proyecto.

– UFS Usuario final del sistema

“Nadie ha contado con mi opinión para este nuevo sistema”; “el sistema no se adapta en absoluto a mi trabajo y va a suponer un sobreesfuerzo para mí”. En este caso, los usuarios finales eran varios miles.

Como es obvio, operativamente no se podía contar con la participación de todos ellos en la personalización del sistema de Historia Clínica Electrónica, por lo que se definió un grupo de usuarios líderes.

Pero como no funcionaban los mecanismos de comunicación entre los usuarios líderes y el resto de la organización, los usuarios finales sentían que todo se había realizado a sus espaldas y lo veían como una imposición.

– CIO Dirección de TI

“El nuevo sistema requiere una operación y mantenimiento muy complicado. Necesito incorporar perfiles técnicos en mi equipo que ahora no tengo”.

La implantación de la Historia Clínica Electrónica, es un proyecto de transformación que implica la aparición de nuevos perfiles profesionales en la organización (técnicos, informáticos) y la desaparición o reducción de otros (administrativos para transcripción de informes, celadores para mover expedientes en papel, etc).

Si estas y otras frases se escuchan a diario en proyectos de implantación de la Historia Clínica Electrónica, entonces, ¿Por qué se repite la historia?

En primer lugar, porque la  dirección enfoca la implantación de la Historia Clínica Electrónica como un proyecto de TI y no como una transformación de la organización.

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